Arbeitszeiten im Außendienst dokumentieren – wie macht ihr das?

[GebrauchtGerd]

Hallo zusammen, ich bin seit ein paar Monaten als mobiler Kfz-Gutachter unterwegs und fahre täglich mehrere Kunden an. Das Problem: Mein Auftraggeber will jetzt sauber dokumentierte Arbeitszeiten sehen – also wann ich wo war, Fahrtzeiten, Pausen usw. Bisher hab ich das in Excel irgendwie zusammengestückelt, aber das wird immer aufwändiger. Habt ihr da irgendwas Sinnvolles im Einsatz? Irgendeine App oder ein Tool, das nicht total übertrieben teuer ist und auch ohne Büro-IT-Abteilung funktioniert?

[WerkstattWalter]

Kenn ich das Problem… ich war früher als Servicetechniker unterwegs und hab das anfangs auch mit Papier und Excel gemacht. Irgendwann wird’s einfach zu unübersichtlich, gerade wenn du mehrere Einsätze am Tag hast.

Schau mal ob dein Auftraggeber konkrete Vorgaben hat, welches Format er haben will – PDF, Excel-Export oder sowas. Das schränkt die Auswahl schon ein. Manche Apps können das direkt exportieren, andere nur intern dokumentieren. Wichtig ist auf jeden Fall GPS-Stempel oder zumindest Zeitstempel, damit das auch glaubwürdig aussieht.

[Paul Richter]

Ich hatte vor nem Jahr ähnliches – bin für ne Werkstattkette regional rumgefahren und musste das alles nachweisen. Hab dann irgendwann eine Lösung gefunden die speziell für sowas gemacht ist, also Außendienst-Zeiterfassung mit Standortdoku und allem. Die Website hat mir damals ganz gut erklärt wie das funktioniert, war nicht zu technisch geschrieben und die Preise lagen im Rahmen. Bin da also zufällig drüber gestolpert und fands für den Usecase eigentlich passend.

Grundsätzlich: such nach Lösungen die offline-fähig sind, man hat ja nicht überall Empfang wenn man unterwegs ist.

[EnduroEllie]

Guter Hinweis mit offline-fähig, das vergisst man schnell. Ich kenn das vom Motorrad-Touren planen – man denkt immer man hat überall Netz und dann steht man irgendwo im Nirgendwo ohne Signal 😄

Für die Dokumentation würd ich außerdem schauen dass du dir angewöhnst direkt nach jedem Termin kurz alles einzutragen, nicht erst abends. Klingt blöd aber der Zeitaufwand ist dann viel geringer als wenn man alles aus dem Gedächtnis rekonstruieren muss.

[Autor]

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